Pengantar
Bisnis Informatika
SDM dan Organisasi
I. Organisasi
Organisasi
adalah susunan dan aturan dari berbagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan
kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia).
Contoh sederhana organisasi :
Seorang
pembuat kue mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi
tugas kepada masing-masing orang. Setiap orang memberikan laporan pekerjaannya
kepada orang tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing).
Kemudian perusahaan juga memerlukan struktur organisasi, pola organisasi yang
meliputi pembagian posisi dalam organisasi dan hubungan di antara posisi-posisi
tersebut.
Diagram
organisasi ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah
organisasi, mengungkapkan struktur organisasi suatu perusahaan. Contoh bagan
organisasi yang tampak dalam gambar di bawah ini :
Bentuk Struktur
Organisasi
1)
Fungsional
2)
Divisional
3)
Matriks
4)
Tim
5)
Jaringan
1)
Fungsional
Kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang pegawai dalam suatu satuan organisasi
yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian atau keterampilan
tertentu serta bersifat mandiri.
Keunggulan
Fungsional
Ø Penggunaan
sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
Ø Spesialisasi
keterampilan yang mendalam dan pengembangan
Ø Kemajuan
karier dalam departemen fungsional
Ø Panduan
dan pengendalian dari manajemen Puncak
Ø Koordinasi
yang luar biasa dalam fungsi-fungsi
Ø Pemecahan
masalah teknikal yang berkualitas
Kelemahan
Fungsional
Ø
Komunikasi lintas
departemen fungsional yang buruk
Ø
Tanggapan lambat yang
diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
Ø
Keputusan
terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
Ø
Tanggung jawab bagi
masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
Ø
Pandangan terbatas
mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
Ø Pelatihan
manajemen umum yang terbatas bagi karyawan
2) Divisional
Departemen dikelompokkan
berdasarkan keluaran yang sama dalam suatu organisasi berupa barang, program
atau jasa pada suatu pelanggan. Divisional dapat disebut juga sebagai struktur
produk, struktur program atau struktur unit mandiri.
Keunggulan
Divisional
Ø
Cepat tanggap,
fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil
Ø
Memperhatikan kebutuhan
konsumen. Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional
Ø
Pembebanan tanggung
jawab yang jelas bagi permasalahan produk
Ø
Penekanan terhadap
keseluruhan produk dan tujuan divisional
Ø
Pengembangan
keterampilan manajemen umum
Kelemahan
Divisional
Ø
Duplikasi sumberdaya
lintas divisi
Ø
Kurang pendalaman
teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
Ø
Koordinasi yang buruk
lintas divisi
Ø
Kurangnya kendali
sumberdaya menajemen puncak
Ø
Kompetesi untuk
sumberdaya perusahaan
3) Matriks
Organisasi yang menggunakan rantai
perintah fungsional dan divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada
suatu organisasi. Terdapat dua rantai komando yaitu pegawai dan dua bos dimana
pegawai yang dibawahi oleh dua supervisor sekaligus serta harus menyelesaikan
tuntutan-tuntutan yang bertentangan dari bos-bos matriksnya.
Keunggulan
Matriks
Ø
Penggunaan sumberdaya
yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
Ø
Fleksibilitas dan
adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
Ø
Pengembangan
keterampilan manajemen umum dan spesialis
Ø
Kerja sama interdisiplin,
ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
Ø
Pelebaran tugas-tugas
bagi para karyawan
Kelemahan
Matriks
Ø
Frustasi dan
kebingungan dari rantai komando ganda
Ø
Konflik tinggi antara
dua sisi matriks
Ø
Banyak pertemuan, lebih
banyak diskusi daripada tindakan
Ø
Membutuhkan pelatihan
hubungan manusia
Ø
Dominasi kekuatan oleh
salah satu sisi matriks
4) Tim
Organisasi membentuk serangkaian
tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan
departemen-departemen utama. Tim dapat memberikan cara bagi manager untuk
mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggung jawab pada pekerja tingkat yang
lebih bawah serta menjadi lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan
global yang penuh persaingan.
Keunggulan
Tim:
Ø
Punya beberapa
keunggulan struktur fungsional
Ø
Mengurangi hambatan
antar departemen, meningkatkan kompromi
Ø
Mengurangi waktu untuk
merespon, keputusan lebih cepat diambil
Ø
Moril yang lebih baik,
antusiasme dari keterlibatan karyawan
Ø
Mengurangi biaya
overhead administrasi rutin
Kelemahan
Tim
Ø
Loyalitas ganda dan
konflik
Ø
Waktu dan sumberdaya
lebih banyak untuk pertemuan
Ø Desentralisasi
tidak terencana
5) Jaringan
Organisasi menjadi suatu pusat yang
kecil, terhubung secara elektronis dengan organisasi lainnya yang melakukan
fungsi-fungsi vital. Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan
sentral untuk mendapatkan keuntungan.
Keunggulan
Jaringan :
Ø
Daya saing global
Ø
Fleksibilitas tenaga
kerja / tantangan
Ø
Mengurangi biaya administrative
Ø
Daya saing global
Ø
Fleksibilitas tenaga
kerja / tantangan
Ø
Mengurangi biaya administrative
Kelemahan
Jaringan
Ø
Tidak ada pengendalian
langsung
Ø
Dapat kehilangan bagian
organisasi
Ø
Lemahnya loyalitas
karyawan
I.
Deskripsi dan
Spesifikasi Tugas/Jabatan
Sebuah
deskripsi jabatan merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya
dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi
apakah pekerjaan itu dijalankan. Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan
tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang
tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian,
diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami
batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal
ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu
dengan jabatan yang lainnya.
Agar
deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan
tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah
sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang
satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping.
Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu
tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. Walaupun tidak terdapat
format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum
deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :
a.
Identifikasi
jabatan
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi
tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam
departemen apa.
b.
Ringkasan
jabatan
Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum
dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
c.
Hubungan,
tanggung jawab dan kewajiban
Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan
dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi.
Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu
dijelaskan.
d.
Wewenang
dari pemegang jabatan
Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang
jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas
penganggarannya.
e.
Standar
kinerja
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan
bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari
deskripsi jabatan.
f.
Kondisi
kerja
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja
umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya,
dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.
Spesifikasi
jabatan (job specification)
menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang
diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan
kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada
umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti
oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan
itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status,
jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.
A. Sistem Penggajian
1. Struktur Organisasi
Struktur
adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya
minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.. Jadi,Struktur Organisasi adalah
Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada
perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
2. Sistem Penggajian
Masalah
Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh
langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang
telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam
kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi
yaitu untuk menciptakan “keseimbangan/ fairnesses” antara apa yang diberikan
Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya.
Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih
lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada “obyektivitas”
beban kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah
memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kwantitatif,
akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM.
Sistem
Gaji dengan pendekatan “kwantitatif” pada umumnya akan lebih mudah diterima dan
difahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil
pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu
yang memangku pekerjaan tersebut.
Manfaat Sistem Penggajian
Manfaat
Umum: Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan
Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :
· Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh
Perusahaan.
· Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan
Perusahaan.
· Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi
yang telah diberikan Karyawan.
· Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan
pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing
kontribusinya pada Perusahaan.
· Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
· Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga
cukup atraktif bagi perusahaan sejenis.
Manfaat Khusus : Dengan sistem
penggajian yang mendasarkan diri pada “beban kerja” (work load) dan dilakukan
pembobotan secara kwantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :
·
Terukur bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki
nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama.
·
Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan
ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.
·
Fair : karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan
untuk tempat kerjanya.
3. Proses rekruitmen
Rekruitmen
(penarikan) adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid
untuk jabatan/pekerjaan utama di lingkungan suatu organisasi atau perusahaan (Nawawi,2000:167).
Berdasarkan pengertian tersebut bearti rukrutmen merupakan langkah pertama
dalam rangka menerima seseorang dalam proses pengupahan. Proses rekrutmen meliputi beberapa
poin penting, yaitu:
1. Penyusunan
strategi untuk merekrut
Di
dalam penyusunan strategi ini, departemen sumber daya manusia bertanggung jawab
didalam menentukan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan, bagaimana karyawan akan
direkrut, di mana, dan kapan.
2. Pencarian
pelamar-pelamar kerja
Setelah rencana dan strategi perekrutan disusun, aktivitas perekrutan sesungguhnya
bisa berlangsung, melalui sumber-sumber
perekrutan yang ada. Banyak atau sedikitnya pelamar dipengaruhi oleh usaha dari pihak
perekrut di dalam menginformasikan lowongan, salah satunya adanya ikatan kerjasama yang baik
antara perusahaan dengan sumber-sumber perekrutan external seperti sekolah, universitas.
3. Penyisihan pelamar-pelamar yang
tidak cocok / penyaringan
Setelah
lamaran-lamaran diterima, haruslah disaring guna menyisihkan individu yang
tidak memenuhi syarat berdasarkan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan. Di dalam
proses ini memerlukan perhatian besar khususnya untuk membendung diskualifikasi
karena alasan yang tidak tepat, sehingga di dalam proses ini dibutuhkan
kecermatan dari pihak penyaring.
4. Pembuatan kumpulan pelamar
Kelompok
pelamar (applicant pool) terdiri atas individu-individu yang telah sesuai
dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perekrut dan merupakan kandidat yang
layak untuk posisi yang dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA
Nama Anggota Kelompok :
- Ayu Amizah
- Devie Eviani
- Lina Rosdiana
- Muhammad Yusuf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar