Proposal
Pembuatan Makalah Website Customer Service
Kelas : 4IA15
Mata Kuliah : Pengantar Bisnis
Informatika
Anggota Kelompok :
|
Executive
Summary
Website Customer Service PT. Jayabaya merupakan aplikasi
berbasis web yang bisa diakses secara reltime. Tujuan dari aplikasi ini adalah
sebagai sarana customer untuk bertanya mengenai info produk elektronik yang
diproduksi PT. Jayabaya serta untuk troubleshoot masalah dari produk-produk
yang terkait. Pengunjung selanjutnya akan di follow up oleh customer service melalui sarana teks(chatbox) dan
atau melalui telepon.
Berikut ini proyek pengembangan aplikasi yang akan
dikerjakan :
|
Proyek
Pengembangan Aplikasi
|
Target
Mulai
|
Target
Selesai
|
|
Website Customer Service PT. Jayabaya
|
Januari 2015
|
April 2015
|
Bagian 1 -
Pendahuluan
Request for
Proposal (RFP) proyek
Website
Customer Service adalah kumpulan kebutuhan-kebutuhan awal yang dibutuhkan dalam
perencanaan proyek yang berisi kebutuhan tenaga ahli, kebutuhan hardware dan
detail pekerjaan.
2.1 Tujuan
·
Memperikirakan gambaran awal pekerjaan dan sumber
daya yang dibutuhkan dalam proyek
·
Mengkalkulasikan perkiraan investasi yang dibutuhkan
didalam proyek
·
Sebagai referensi dan pembuatan kerjasama dengan
dengan vendor pengembang aplikasi, sedemikian rupa sehingga proses pengerjaan
proyek dan pengembangannya bisa dilakukan lebih efektif dan efisien
2.2 Ruang Lingkup & Tanggung Jawab
Ruang
lingkup tanggung jawab dalam pengembangan aplikasi untuk memenuhi kebutuhan PT.
Jayabaya, secara garis besar adalah sebagai berikut:
·
Pihak PT. Jayabaya bertanggung jawab sebagai:
o Pemilik
proyek.
o Manajer
proyek.
o Counterpart
bagi rekanan.
o Narasumber
resmi.
o Penyedia
informasi yang dibutuhkan rekanan.
·
Pihak Rekanan bertanggung jawab terhadap:
o Merencanakan dan melaksanakan manajemen
proyek bersama PT. Jayabaya.
o Melaksanakan pengembangan sistem.
o Pembuatan
laporan progress selama pengembangan.
o Penyediaan
dokumentasi hasil pengembangan (teknis maupun non-teknis).
o Pelaksana
implementasi system.
o Memastikan
aplikasi berjalan normal di lingkungan operasional setelah proses implementasi
ke sistem operasional selesai dilakukan
o Pemeliharaan
sistem selama masa garansi.
o Troubleshooter
sistem selama masa garansi.
Selain
itu rekanan wajib menjaga kerahasiaan data dan informasi yang dimiliki oleh PT. Jayabaya (akan dicover dalam
Non-Disclosure Agreement).
2.3 Arsitektur Sistem
Secara
umum, Website Customer Service yang akan
dikembangkan memiliki karakteristik sebagai berikut:
1.
Aplikasi berbasis web,
disepakati menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan salah satu
framework Yii atau Codeigniter.
2.
Mengelola data master, transaksi, dan reporting yang
disimpan menggunakan DBMS MySql.
3.
Terdapat 3 jenis user, yaitu:
a. System Super Admin,
yang bertugas mengelola master data utama, seperti: Data customer(berupa
alamat, no telp, email,dll), pertanyaan customer dan mengecek pekerjaan system admin .
b. System
Admin, yang bertugas mengelola master data utama, seperti: Data customer(berupa
alamat, no telp, email,dll), pertanyaan customer, .
c.
Pengujung, yang bisa langsung berkomunikasi dengan CS melalui layanan
teks(chatbox) atapun menghubungi via
telepon secara langsung.
d. Customer
service, bertugas untuk melayani pengunjung melalu layanan teks dan input data
beserta keluhan pelanggan kedalam database.
Tanggapan
Setelah
diadakan nya pertemuan dengan pihak PT Jayabaya selaku client dalam pembuatan
Website Customer Service, maka kami hendak mengajukan ketentuan kerja sama
sebagai berikut.
Kebutuhan umum
Kebutuhan
umum Proyek yang ditawarkan kepada rekanan meliputi :
- Studi kelayakan, testing, sampai dengan pemeliharaan
- Penyelenggaraan pelatihan dan alih teknologi kepada SDM pihak PT Jayabaya
- Penyediaan dokumen proyek, dokumen teknis, buku manual dan souce code dari aplikasi yang telah berhasil dikembangkan untuk diberikan kepada PT Jayabaya dan merupakan hak cipta PT. Jayabaya setelah semua proses dilalui termasuk pembiayaan yang telah dilunasi.
Kebutuhan Pengembangan Sistem
Berikut
adalah pengembangan sistem yang diklasifikasikan dalam modul :
|
Kode Modul
|
PT-JY-LR-0100
|
|
Nama
Modul
|
Modul Master Data
|
|
Jumlah sub – modul /
proses
|
2 buah
|
|
Estimasi durasi
pengerjaan modul
|
3 hari
|
|
Kode Proses
|
PT-JY-LR-0101
|
|
Nama Proses
|
View Customers
|
|
User
|
Admin
|
|
1. Admin
dapat melihat data customers
|
|
|
Kode Proses
|
PT-JY-LR-0102
|
|
Nama Proses
|
Edit Customers
|
|
User
|
Admin
|
|
1. Admin
dapat mengubah data customers
|
|
|
|
|
|
Kode
Modul
|
PT-JY-LR-0200
|
|
Nama
Modul
|
Modul Service
|
|
Jumlah sub – modul /
proses
|
2 buah
|
|
Estimasi durasi
pengerjaan modul
|
3 hari
|
|
Kode Proses
|
PT-JY-LR-0201
|
|
Nama Proses
|
Input Data
|
|
User
|
Cust. Service
|
|
Cust service dapat
memasukkan (input) data customers
|
|
|
Kode Proses
|
PT-JY-LR-0202
|
|
Nama Proses
|
FAQ
|
|
User
|
Cust. Service
|
|
1. Cust
Service dapat menjawab pertanyaan yang diajukan oleh customers
|
|
|
|
|
|
Kode
Modul
|
PT-JY-LR-0300
|
|
Nama
Modul
|
Modul Customer
|
|
Jumlah sub – modul /
proses
|
2 buah
|
|
Estimasi durasi
pengerjaan modul
|
3 hari
|
|
Kode Proses
|
PT-JY-LR-0301
|
|
Nama Proses
|
Input Data
|
|
User
|
Cust. Service
|
|
1. Customer
dapat memberikan pertanyaan
1. Customer
dapat memberikan saran
2. Customer
dapat memberikan saran
|
|
RENCANA ANGGARAN BIAYA PEMBUATAN WEBSITE COSTUMER
SERVICE
PT.JAYABAYA
1.
Web Development
ØRegistrasi Domain (1 Tahun) Rp. 500.000,-
ØWeb Hosting (100 M)a Rp.100.000 x 12
bln Rp.
1.200.000,-
ØWeb Design Semi News Rp.
10.000.000,-
ØInput data awal dan analisis Rp. 3.500.000,-
Sub Total Biaya Pembangunan Web Rp. 15.200.000,-
2.
Web Mail
Pembuatan Email berbasis Web Rp. 3.000.000,-
TOTAL ANGGARAN Rp.
18.200.000,-
Bagian 4 –
Kesimpulan
Kesimpulan yang akan menjadi tanggung
jawab rekanan adalah sebagai berikut:
- Pelatihan para Customer Service dalam penggunaan program dalam bentuk modul.
- Perbaikan sistem dan fungsi pada program yang tidak teridentifikasi setelah serah terima dilakukan.
- Mem-backup data-data tiap bulan selama kontrak maintenance masih berlaku.
- Recovery data sistem ketika terjadi kerusakan.
- Standby menjadi rekanan ketika dibutuhkan troubleshoot yang bisa dilakukan melalui telepon
- Melakukan perubahan minor sesuai permintaan PT. Jayabaya selama masa garansi (bukan perombakan sistem dari awal).
- Melakukan tuning performa terhadap sistem-sistem yang ada jika dirasa performa sistem tidak berjalan secara optimal dan menyeluruh.
Metodologi Pengembangan Proyek
3.1 Tahapan Kegiatan
3.1.1 Studi
Kelayakan (feasibility study)
Mempelajari proses layanan costomer service pada user yang
berlangsung di PT. JAYABAYA, mengidentifikasi
fungsi-fungsi pelayanan yang diperlukan sehingga bisa disimpulkan
kebutuhan aplikasi website secara pasti.
3.1.2 Desain Fungsi (Design Function)
Melakukan
desain sistem secara detail, mulai dari Context
Diagram, Data Flow Diagram (DFD),
desain file, desain tabel, relasi
tabel dsb sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi
pelayanan yang dikehendaki.
3.1.3 Pemrograman
(Programming)
Melakukan
coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Dalam tahap ini
juga sebisa mungkin coding akan dikerjakan se-efisien mungkin dan dapat dengan
mudah dipahami sehingga bila terjadi pergantian programmer dalam pengembangan
sistem akan tidak mengalami kendala.
3.1.4 Pengujian (Testing)
Dilakukan
untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah dilakukan secara benar
sehingga bisa menghasilkan fungsi-fungsi yang dikehendaki. Pengujian juga
dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan program aplikasi website
yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan.
3.1.5 Pelatihan (Training)
Sebelum diserahterimakan ke user, pihak developer proyek perangkat
lunak bertanggung jawab melatih user
atau operator PT.JAYABAYA yang hendak mengoperasikan aplikasi website yang telah
dibuat. Pihak pengembang juga
berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak
menyulitkan para pengguna di kemudian hari.
3.1.6 Pemeliharaan
(Maintenance)
Proyek website tidak
bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut
hingga tenggat waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk website yang
telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala
yang berarti.
3.1.7 Dokumentasi (Dokumentation)
Dalam sebuah proyek bisa terdiri
dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan,
sebagai referensi untuk troubleshooting bila terjadi kendala, sebagai pedoman
operasional dsb.
Metodologi
Pengembangan Proyek – Timetable
